Контроль качества
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ И ЦЕЛЬ
Данный документ создан для разъяснения и установления процесса администрирования обучения, регистрации, учета и управления данными, полученными в ходе или до проведения обучения.
ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ССЫЛОК
ИСО 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования
ОПРЕДЕЛЕНИЯ И АББРЕВИАТУРЫ
Компания | ТОО Samruk Safety Education |
Администратор | Лицо, отвечающее в Компании за администрирование входных и исходных данных, полученных или необходимых для процесса обучения |
Управленческое обучение (УПО) | Обучение, направленное на развитие управленческих способностей и развитие управленческого роста участников (психология, управление проектами, решение проблем, организация работы в группе) |
Профессионально – техническое обучение (ПТО) | Обучение и сертификация участников по профессиональным курсам (оператор автопогрузчика, оператор АЗС, и т.д.) |
Обучение по технике безопасности (ТБ) | Обучение, дающее важные знание о методах максимально безопасного выполнения работ по Казахстанским и Международным стандартам. |
Обязательное обучение | Обучение и сертификация участников по курсам, необходимым согласно законодательству РК |
Дистанционное обучение | Обучение и сертификация участников по УПО, ПТО, ТБО, обязательному обучению в режиме реального времени, с применением дистанционных средств обучения |
Клиент | Юридическое или физическое лицо, намеревающееся воспользоваться услугами Компании |
Договор | Письменное соглашение между Компанией и Клиентом на предоставление обучающих услуг на установленный срок, с указанием цен для расчета, подтвержденное печатями и подписями первых лиц обеих сторон |
Заявка | Форма, содержащая подпись и печать Клиента, служащая основанием для планирования обучения и приема участников, указанных в ней. |
Инструктор | Лицо, отвечающее в Компании за проведение качественного обучения и администрацию данных необходимых для обучения или являющихся результатом обучения. |
Рабочая тетрадь | Документ, содержащий необходимые материалы по курсу и поля для заметок. |
Обязанности
4.1. Администратор
В основные обязанности Администратора входит:
удостовериться в наличии всех необходимых документов, форм и заявок
вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции (заявки , письма, договора и тд.)
оформление протоколов проверки знаний, удостоверений, сертификатов, регистрация, учет и хранение выдаваемых протоколов, удостоверений и сертификатов
согласованно с инструктором по обучению составлять и вести график занятий
4.2. Инструктор
В основные обязанности Инструктора входит:
вести учет посещаемости учащихся;
согласованно с администратором вести график обучения;
составлять учебные программы, учебно-тематические планы, экзаменационные билеты, согласовывать их в территориальном департаменте по ЧС или труда;
на основе согласованных учебных программ создавать мультимедийные слайдовые презентации, в том числе на английском языке;
подготовка раздаточного материала;
следить за изменениями в законодательстве РК по вопросам промышленной безопасности, безопасности и охраны труда;
в необходимых случаях уведомлять территориальные органы ДЧС о предстоящей проверке знаний в установленном законом порядке;
составлять собственный персональный план по обучению, по разработке учебных программ, по разработке слайдовых презентаций и согласовывать его с руководством;
4.3. Директор
В основные обязанности Директора входит:
согласовать план обучения на неделю
рассматривать и подписывать документы, составленные соответствующим образом
5.1. Договор
Перед оформлением или принятием заявки от Клиента, Администратор удостоверивается в наличии должным образом оформленного договора на предоставление услуг.
Администратор убеждается, что в Договоре услуга, запрашиваемая Клиентом, должным образом оформлена.
В случае отсутствия Договора, Администратор отправляет копию типового договора Клиенту для рассмотрения и подписания (SAMRUK—FORMS—AGREEMENT-02, SAMRUK—FORMS—AGREEMENT-03).
После подписания обеими сторонами, Администратор регистрирует Договор в Журнале договоров (SAMRUK-FORMS-AGREG-04), помещает в папку.
При не большом количестве слушателей (до 2-х чел.) и если у Заказчика сложная система согласования и подписания договоров, допускается принятие заявки без договора, при этом заявка должна быть подписана уполномоченным лицом Заказчика и подтверждена печатью организации.
5.2. Принятие Заявки
После подтверждения наличия должным образом оформленного Договора, Администратор отправляет форму Заявки Клиенту для заполнения (SAMRUK—FORMS—REQUEST-05).
Прием Заявки подразумевает наличие:
ИФО участников,
Должность участников,
Наименование запрашиваемого курса.
Фотографии участников в формате 3*4.(если необходимо)
В случае получения Заявки от Клиента по электронной почте, Администратор немедленно отвечает Клиенту:
«Спасибо, Ваша заявка принята. Информация по расписанию и месту проведения курса будет выслана в ближайшее время».
В случае отсутствия части информации, Администратор немедленно отправляет запрос Клиенту на отсутствующую информацию.
Администратор регистрирует Заявку, полученную от Клиента в Журнале входящей почты (SAMRUK—FORMS—INBREG-06).
Администратор согласовывает с Инструктором и Директором даты и место проведения обучения и отправляет согласованное расписание Клиенту.
5.3. Обучение
5.3.1. Подготовка к обучению
Инструктор за 1- 2 дня до обучение удостоверивается в наличии раздаточных материалов для Участников по теме обучения.
Раздаточные материалы включают:
Рабочая тетрадь
Общая Визитка установленного образца (SAMRUK—FORMS—CARD-08)
Форма обратной связи (SAMRUK—FORMS—FEEDBACK-07)
А так же Лист Посещаемости (SAMRUK—FORMS—ATTENDANCE-09)
Инструктор за 1-2 дня до обучения удостоверивается в наличии необходимого оборудования:
Презентационные материалы
Компьютер
Проеткор
Флипчарт
Доска
Инструктор, согласно Заявке (по необходимости), готовит письмо – уведомление в территориальное подразделение уполномоченного органа о предстоящей проверке знаний, регистрирует письмо – уведомление в журнале Исходящей корреспонденции (SAMRUK—FORMS—OUTBREG-10).
5.3.2. Проведение обучения
Инструктор раздает раздаточные материалы, удостоверяется в том, что Лист посещаемости подписан каждым участником, начинает обучение.
После подписания Листа посещаемости, Инструктор предоставляет лист посещаемости Администратору, для регистрации.
Администратор, на основании Листа посещаемости (в случае, если он не противоречит Заявке) готовит Протокол, с соответствующим регистрационным номером и предоставляет Протокол Инструктору.
В случае противоречия между заявленным количеством участников или курса обучения и актуальной темой обучения или колличества участников, Администратор контактирует с представителями Клиента для выяснения обстоятельств.
В случае, если на время начала обучения Администратор не получил фотографии участников, Инструктор фотографирует Участников по одному и записывает имена.
При 8-ми часовом обучении, Инструктор предоставляет 1 перерыв до обеда для кофе-брейка и 1 перерыв после обеда для кофе-брейка.
Во время обучения Инструктор использует свои презентационные навыки, необходимое оборудование, отвечает на вопросы участников.
5.3.4. окончание обучения и сбор данных
По завершению обучения, Участники заполняют формы обратной связи, которые им раздает Администратор (при обучении в учебных классах Samruk Safety Education) или Инструктор при обучении на территории Клиента .
Инструктор передает формы обратной связи Администратору.
Администратор по одному обучению собирает в один файл/папку данные:
Заявка Клиента
Подписанный Лист Посещаемости
Зарегистрированное письмо в профильный департамент – уведомление о запланированной проверке знаний (если актуально)
Формы обратной связи.